用于自动勾稽财务的系统以及用于自动勾稽财务的方法与流程

1.本发明涉及一种软件系统技术，尤其是一种用于自动勾稽财务的系统以及用于自动勾稽财务的方法。


背景技术：

2.目前，勾稽财务通常是以人工的方式执行。各子系统模块的负责人员需将子系统模块的数据/报表与总账的数据/报表人工比对。当子系统模块的数据/报表内的帐款数量较多，及/或负责人员缺乏勾稽财务的经验时，此种勾稽财务的方式的效率较低。


技术实现要素：

3.本发明是针对一种用于自动勾稽财务的系统以及用于自动勾稽财务的方法，可有效率地对财务执行勾稽。
4.根据本发明的实施例，本发明的用于自动勾稽财务的系统包括存储装置以及处理器。存储装置存储业务数据以及子系统模块。处理器耦接存储装置，其中处理器执行月底结算程序以利用业务数据产生月结数据；处理器执行分录底稿结算程序以利用分录底稿产生分录底稿结算档；处理器执行凭证过账程序以利用总账凭证产生总账科目余额；处理器对月结数据、分录底稿结算档以及总账科目余额执行三方勾稽程序；当三方勾稽程序的结果为错误时，处理器利用错误明细获得错误原因。
5.根据本发明的实施例，本发明的用于自动勾稽财务的方法包括：执行月底结算程序以利用业务数据产生月结数据；执行分录底稿结算程序以利用分录底稿产生分录底稿结算档；执行凭证过账程序以利用总账凭证产生总账科目余额；对月结数据、分录底稿结算档以及总账科目余额执行三方勾稽程序；当三方勾稽程序的结果为错误时，利用错误明细获得错误原因。
6.基于上述，本发明的用于自动勾稽财务的系统以及用于自动勾稽财务的方法可对月结数据、分录底稿结算档以及总账科目余额执行三方勾稽程序，因此可提高对财务执行勾稽的效率。
7.为让本发明的上述特征和优点能更明显易懂，下文特举实施例，并配合所附图式作详细说明如下。
附图说明
8.图1是本发明的一实施例的用于自动勾稽财务的系统的示意图；
9.图2是本发明的一实施例的用于自动勾稽财务的方法的流程图；
10.图3是本发明的另一实施例的用于自动勾稽财务的方法的示意图。
11.附图标记说明
12.100：用于自动勾稽财务的系统；
13.110：存储装置；
14.111：业务数据；
15.112：子系统模块；
16.120：处理器；
17.s210～s250、s301、s302、s303、s311、s321、s331、s341、s342、s351:步骤。
具体实施方式
18.现将详细地参考本发明的示范性实施例，示范性实施例的实例说明于附图中。只要有可能，相同组件符号在图式和描述中用来表示相同或相似部分。
19.图1是本发明的一实施例的用于自动勾稽财务的系统100的示意图。参考图1，系统100包括存储装置110以及处理器120。处理器120耦接存储装置110。在本实施例中，系统100例如是企业资源规划(enterprise resource planning，erp)系统，但本发明不限于此。存储装置110可存储业务数据111以及子系统模块112。详细而言，业务数据111例如是，企业的员工向企业会计人员申办报账的数据(即，会计人员的日常往来帐)。另一方面，子系统模块112可包括应收模块、应付模块、资金票据模块、固定资产模块、总账模块、成本模块以及融投资模块。
20.在本实施例中，处理器120可包括中央处理单元(central processing unit，cpu)，或是其他可编程之一般用途或特殊用途的微处理器(microprocessor)、数字信号处理器(digital signal processor，dsp)、特殊应用集成电路(application specific integrated circuits，asic)、可编程逻辑器件(programmable logic device，pld)、其他类似处理电路或这些装置的组合。存储装置110可包括存储器(memory)及/或数据库(database)，其中存储器可例如非易失性存储器(non-volatile memory，nvm)。存储装置110可存储有用于实现本发明各实施例的相关程序、模块、系统或算法，以供处理器120存取并执行而实现本发明各实施例所描述的相关功能及操作。
21.图2是本发明的一实施例的用于自动勾稽财务的方法的流程图。参考图1以及图2，图1的系统100可执行如以下步骤s210～s250。在步骤s210，处理器120可执行月底结算程序以利用业务数据111产生月结数据。在本实施例中，为提高数据运算的效率，处理器120可执行月底结算程序以利用会计人员的日常往来帐产生月结数据，而不使用业务数据111的帐务单据内容。在步骤s220，处理器120可执行分录底稿结算程序以利用分录底稿产生分录底稿结算档。
22.在步骤s230，处理器120可执行凭证过账程序以利用总账凭证产生总账科目余额。在步骤s240，处理器120可对月结数据、分录底稿结算档以及总账科目余额执行三方勾稽程序。在步骤s250，当三方勾稽程序的结果为错误时，处理器120可利用错误明细获得错误原因。以下将进一步说明。
23.图3是本发明的另一实施例的用于自动勾稽财务的方法的示意图。参考图1～图3。图1的系统100可执行如以下步骤s301、s302、s311、s321、s331、s341、s342、s303以及s351，其中，图3的步骤s311可进行于上述图2实施例的步骤s210中，图3的步骤s321可进行于上述图2实施例的步骤s220中，图3的步骤s331可进行于上述图2实施例的步骤s230中，图3的步骤s341和步骤s342可进行于上述图2实施例的步骤s240中，图3的步骤s351可进行于上述图2实施例的步骤s250中。
24.在本实施例中，业务数据111可包括科目余额必要栏位、模块特性栏位、金额栏位以及一般栏位。科目余额必要栏位是统计总账科目余额的必要栏位。参照下表1，科目余额必要栏位可包括表1中的帐套、科目以及币别。针对特定子系统模块112(例如，应收模块)，模块特性栏位可以是，对该特定子系统模块112有意义的数据(例如，交易对象)。模块特性栏位可包括表1中的核算项。金额栏位可包括表1中的金额。一般栏位可包括表1中的单号、项次、分期、到期日以及料件。
25.表1(业务数据111的一个实例)
[0026][0027]
在步骤s311，处理器120可执行月底结算程序，来根据总账科目余额格式或者模块应用需要以利用业务数据111产生月结数据，其中处理器120利用科目余额必要栏位将业务数据111分为多个群组，并且利用金额栏位计算多个群组的每一者的群组金额以产生月结数据。参照表1以及下表2，处理器120可利用表1中的科目余额必要栏位(例如科目以及币别)以及表1中的金额栏位来产生表2的月结数据。基此，处理器120可产生对应于会计期间(例如，2022年的第4期结算)的月结数据。另一方面，由于不同的子系统模块112的特性不同，为了区分出有意义的数据，处理器120也可根据模块应用需要以利用业务数据111产生月结数据(即，利用科目余额必要栏位以及模块特性栏位来将业务数据111分为多个群组，以产生月结数据)。
[0028]
表2(月结数据的一个实例)
[0029]
帐套科目币别金额dscnj1001cny200dscnj2001cny500
[0030]
在本实施例中，业务数据111可包括对应于子系统模块112的关注科目。在步骤s301，处理器120可利用关注科目从业务数据111获得分录底稿。举例来说，如下表3所示，处理器120可利用应收模块的关注科目获得分录底稿。或者，处理器120可利用应付模块的关注科目获得分录底稿。
[0031]
表3(业务数据111的关注科目的一个实例)
[0032][0033]
在本实施例中，分录底稿可包括科目余额必要栏位，模块特性栏位，金额栏位以及一般栏位。科目余额必要栏位是统计总账科目余额的必要栏位。参照下表4，科目余额必要栏位可包括表4中的帐套、科目以及币别。针对特定子系统模块112(例如，应收模块)，模块特性栏位可以是，对该特定子系统模块112有意义的数据(例如，交易对象)。模块特性栏位可包括表4中的核算项。金额栏位可包括表4中的金额。金额栏位可依照分录底稿的形式表达，并且依照科目的惯用借贷方向表达正负值。一般栏位可包括表4中的单号。
[0034]
表4(分录底稿的一个实例)
[0035][0036][0037]
在步骤s321，处理器120可执行分录底稿结算程序，来根据总账科目余额格式以利用分录底稿产生分录底稿结算档，其中处理器120可利用科目余额必要栏位将分录底稿分为多个群组，并且利用金额栏位计算多个群组的每一者的群组金额以产生分录底稿结算档。参照表4以及下表5，处理器120可利用表4中的科目余额必要栏位(例如科目以及币别)以及表4中的金额栏位来产生表5的分录底稿结算档。基此，处理器120可产生对应于会计期间(例如，2022年的第4期结算)的分录底稿结算档。
[0038]
表5(分录底稿结算档的一个实例)
[0039]
帐套科目币别金额dscnj1001cny200dscnj2001cny500
[0040]
在本实施例中，分录底稿可包括对应于子系统模块112的关注科目。在步骤s302，
处理器120可利用关注科目从分录底稿获得总账凭证。换言之，除了透过统计档汇总后更加便利于三方勾稽以外，因考虑跨模块的应用，金额的合计是以科目为基准抓取分录底稿结算档中的数据。
[0041]
在本实施例中，总账凭证可包括科目余额必要栏位、金额栏位以及一般栏位。科目余额必要栏位是统计总账科目余额的必要栏位。参照下表6，科目余额必要栏位可包括表6中的帐套、科目以及币别。金额栏位可包括表6中的金额。金额栏位可依照分录底稿的形式表达，并且依照科目的惯用借贷方向表达正负值。一般栏位可包括表6中的单号。
[0042]
表6(总账凭证的一个实例)
[0043]
帐套单号科目币别金额dscnjg01-000011001cny50dscnjg01-000012001cny500dscnjg01-000021001cny150
[0044]
在步骤s331，处理器120可执行凭证过账程序，以利用科目余额必要栏位将总账凭证分为多个群组，并且利用金额栏位计算多个群组的每一者的群组金额以产生总账科目余额。参照表6以及下表7，处理器120可利用表6中的科目余额必要栏位(例如科目以及币别)以及表6中的金额栏位来产生表7的总账科目余额。基此，处理器120可产生对应于会计期间(例如，2022年的第4期结算)的总账科目余额。
[0045]
表7(总账科目余额的一个实例)
[0046]
帐套科目币别金额dscnj1001cny200dscnj2001cny500
[0047]
在产生月结数据、分录底稿结算档以及总账科目余额之后，处理器120可对月结数据、分录底稿结算档以及总账科目余额执行三方勾稽程序。具体而言，在步骤s341，处理器120可利用科目余额必要栏位处理月结数据以及分录底稿结算档以获得处理后的月结数据以及处理后的分录底稿结算档。接着，在步骤s342，处理器120可判断处理后的月结数据、处理后的分录底稿结算档以及总账科目余额是否相同。
[0048]
若处理器120判断处理后的月结数据、处理后的分录底稿结算档以及总账科目余额为相同(步骤s342的判断结果为“是”)，则在步骤s303，处理器120可完成自动勾稽财务的操作。另一方面，若处理器120判断处理后的月结数据、处理后的分录底稿结算档以及总账科目余额为不同(步骤s342的判断结果为“否”)，则在步骤s351，处理器120可利用错误明细获得错误原因，其中错误明细可包括对应于子系统模块112的错误类型，且错误原因包括对应于子系统模块112的科目余额必要栏位。详细而言，错误明细可以是，由会计人员基于经验法则所预存储在存储装置110的，针对特定的子系统模块112(即应收模块、应付模块、资金票据模块、固定资产模块、总账模块、成本模块以及融投资模块)的常见错误。基此，处理器120可在步骤s351获得，包括对应于子系统模块112的科目余额必要栏位的错误原因。
[0049]
在其他实施例中，针对应付模块，处理器120可执行重结与已冲销金额的回朔。详细而言，月结后可能会因为业务数据111的业务单据有异常做了调整,而需要重新月结。若直接取用多帐期的已冲销金额则会失真。处理器120可回朔自月结日到今日的冲销纪录，以呈现正确时点的数据。
[0050]
在其他实施例中，针对应付模块，错误类型可包括但不限于“非子系统建立传票”、“应过账而未过账传票”、“应抛未抛传票的交易单号”、“期末调汇单据及暂估月底回转作业未产生总账模块(gl)”、“交易单金额与底稿金额不符合”、“交易单单别不产生传票”、“违反会计科目依作业别设限维护作业的设定”、“帐款冲销参数与会计科目的应用方式不合理”以及“单一科目跨不同模块”。具体而言，针对应付模块的错误类型“非子系统建立传票”，处理器120在图3的步骤s351获得的错误原因可包括但不限于，“检核是否开帐资讯未对应子系统的资讯，若无子系统的资讯,须於子系统补入对应单据”。针对应付模块的错误类型“应过账而未过账传票”，处理器120在图3的步骤s351获得的错误原因可包括但不限于，“检核是否有传票应过账而未过账”。针对应付模块的错误类型“应抛未抛传票的交易单号”，处理器120在图3的步骤s351获得的错误原因可包括但不限于，“查看异常单据是否已审核，并执行应付帐款的传票抛转作业”。针对应付模块的错误类型“期末调汇单据及暂估月底回转作业未产生总账模块”，处理器120在图3的步骤s351获得的错误原因可包括但不限于，“依照异常月份查看期末调汇作业是否有抛转传票，并且重新执行异常月份月结”。针对应付模块的错误类型“交易单金额与底稿金额不符合”，处理器120在图3的步骤s351获得的错误原因可包括但不限于，“查看该单帐款明细之帐款科目与金额是否分录底稿不相符”。针对应付模块的错误类型“交易单单别不产生传票”，处理器120在图3的步骤s351获得的错误原因可包括但不限于，“查看该单是否作为开帐用途并有对应的总账凭证”。针对应付模块的错误类型“违反会计科目依作业别设限维护作业的设定”，处理器120在图3的步骤s351获得的错误原因可包括但不限于，“查看该单帐款科目是否设定不合理科目”。针对应付模块的错误类型“帐款冲销参数与会计科目的应用方式不合理”，处理器120在图3的步骤s351获得的错误原因可包括但不限于，“查看该单帐款科目是否设定不合理科目”。针对应付模块的错误类型“单一科目跨不同模块”，处理器120在图3的步骤s351获得的错误原因可包括但不限于，“科目跨模块应用提示仅为方便核对，不一定为错误数据”。
[0051]
应收模块也可具有与上述应付模块相似的错误类型，以及对应于各错误类型的错误原因。
[0052]
在其他实施例中，针对资金票据模块，错误类型可包括但不限于“交易单金额与底稿金额不符合”、“应立帐而未立帐信息”以及“会计科目与款别应用科目不相符”。具体而言，针对资金票据模块的错误类型“交易单金额与底稿金额不符合”，处理器120在图3的步骤s351获得的错误原因可包括但不限于，“查看该单帐款明细之资金科目与金额是否分录底稿不相符”。针对资金票据模块的错误类型“应立帐而未立帐信息”，处理器120在图3的步骤s351获得的错误原因可包括但不限于，“查看该单对应作业是否应抛转账务单未转”。针对资金票据模块的错误类型“会计科目与款别应用科目不相符”，处理器120在图3的步骤s351获得的错误原因可包括但不限于，“查看该单对应作业是否科目设定错误”。
[0053]
在其他实施例中，针对固定资产模块，错误类型可包括但不限于“有交易单应抛而未抛传票的交易单号”以及“科目与固资基本数据记录不同”。具体而言，针对固定资产模块的错误类型“有交易单应抛而未抛传票的交易单号”，处理器120在图3的步骤s351获得的错误原因可包括但不限于，“查看该单对应单别是否应抛传票而未抛”。针对固定资产模块的错误类型“科目与固资基本数据记录不同”，处理器120在图3的步骤s351获得的错误原因可包括但不限于，“固定资产异动科目与基本数据文件设定不同，建议查核”。
[0054]
在其他实施例中，针对成本模块，错误类型可包括但不限于“应产生传票而未产生传票号”、“多列了存货科目”以及“存货科目未列正确”。具体而言，针对成本模块的错误类型“应产生传票而未产生传票号”，处理器120在图3的步骤s351获得的错误原因可包括但不限于，“查看该单对应单别是否应抛传票而未抛”。针对成本模块的错误类型“多列了存货科目”，处理器120在图3的步骤s351获得的错误原因可包括但不限于，“查看该应付帐款单存货科目是否维护正确”。针对成本模块的错误类型“存货科目未列正确”，处理器120在图3的步骤s351获得的错误原因可包括但不限于，“查看该应付帐款单存货科目是否维护正确”以及“将该单抛转立帐”。
[0055]
综上所述，本发明的用于自动勾稽财务的系统以及用于自动勾稽财务的方法可对月结数据、分录底稿结算档以及总账科目余额执行三方勾稽程序。除此之外，当三方勾稽程序的结果为错误时，还可以针对不同的子系统模块获得相应的错误原因，从而能够提高对财务执行勾稽的效率。
[0056]
最后应说明的是：以上各实施例仅用以说明本发明的技术方案，而非对其限制；尽管参照前述各实施例对本发明进行了详细的说明，本领域的普通技术人员应当理解：其依然可以对前述各实施例所记载的技术方案进行修改，或者对其中部分或者全部技术特征进行等同替换；而这些修改或者替换，并不使相应技术方案的本质脱离本发明各实施例技术方案的范围。