一种电子档案管理方法、系统、可读存储介质及设备与流程

1.本发明属于档案管理技术领域，尤其涉及一种电子档案管理方法、系统、可读存储介质及设备。


背景技术：

2.随着计算机技术的迅猛发展，数据呈现爆发式的增长，电子档案的应用越来越广泛，电子档案能够实现纸质档案的信息化管理和电子信息的档案化管理。
3.档案数据信息建设进入了大数据时代，数字档案资源的比例有大幅提高，面对海量档案数据，目前大多数停留在传统的档案浏览等功能，使得在用户需要从全部档案库中获取档案时，需要花费大量时间。


技术实现要素：

4.本发明提供一种电子档案管理方法、系统、可读存储介质及设备，用于解决在用户需要从全部档案库中获取档案时，需要花费大量时间的技术问题。
5.第一方面，本发明提供一种电子档案管理方法，包括：根据预设筛选条件对录入到档案管理系统中的归档文件进行筛选，得到符合归档条件的至少一个归档文件；对所述至少一个归档文件的内容进行解析，并根据解析结果确定所述至少一个归档文件的文件特征信息，其中，所述文件特征信息中包含所述至少一个归档文件的分类号、特征类别；判断所述至少一个归档文件的特征类别是否完全覆盖预设特征类别组合；若所述文件特征信息中的特征类别不完全覆盖预设特征类别组合，则将所述至少一个归档文件的模板信息和文档内容进行分离，并生成与所述模板信息相关联的第一目标文件和与所述文档内容相关联的第二目标文件，其中，所述第二目标文件中设置有用于标识所述文档内容的编码信息以及用于标识所述文档内容在所述至少一个归档文件中所处位置的位置标识；将所述第一目标文件和所述第二目标文件分别存储至与所述至少一个归档文件缺失的特征类别相对应的缺陷特征档案库中，并根据所述至少一个归档文件的分类号以及预设的整理规则对所述第二目标文件进行自动排序，以对所述至少一个归档文件进行自动管理。
6.另外，根据本发明上述实施例的一种电子档案管理方法，还可以具有如下附加的技术特征：
7.进一步地，所述预设筛选条件包括完成状态档案筛选、未归档档案筛选、需归档档案筛选、盖章档案筛选。
8.进一步地，所述根据预设筛选条件对录入到档案管理系统中的归档文件进行筛选，得到符合归档条件的至少一个归档文件包括：基于当前流程节点信息对所述归档文件进行完成状态档案筛选，得到完成状态档案，其中，当前流程节点信息为档案所处流程节点的状态信息；对所述完成状态档案进行未归档档案筛选，得到未归档档案；对所述未归档档案进行需归档档案筛选，得到需归档档案；对所述需归档档案进行盖章档案筛选，得到符合归档条件的档案。
9.进一步地，其中，所述预设特征类别组合包括名称特征以及地址特征。
10.进一步地，在判断所述至少一个归档文件的特征类别是否完全覆盖预设特征类别组合之后，所述方法还包括：若所述文件特征信息中的特征类别完全覆盖预设特征类别组合，则将所述至少一个归档文件的模板信息和文档内容进行分离，并生成与所述模板信息相关联的第一目标文件和与所述文档内容相关联的第二目标文件；将所述第一目标文件和所述第二目标文件分别存储至完整特征档案库中，并根据所述至少一个归档文件的分类号以及预设的整理规则对所述第二目标文件进行自动排序，以对所述至少一个归档文件进行自动管理。
11.进一步地，其中，预设的整理规则根据以下中的至少一者确定：归档文件分类号、归档文件标题字段、归档文件来源属性。
12.进一步地，在基于所述至少一个归档文件的分类号以及预设的整理规则对所述至少一个归档文件进行自动排序，以对所述至少一个归档文件进行自动管理之后，所述方法还包括：获取用户针对档案的检索行为信息，所述检索行为信息包括检索次数、对检索结果的点击行为信息；根据所述检索行为信息对所述至少一个归档文件的排序进行更新。
13.第二方面，本发明提供一种电子档案管理系统，包括：筛选模块，配置为根据预设筛选条件对录入到档案管理系统中的归档文件进行筛选，得到符合归档条件的至少一个归档文件；解析模块，配置为对所述至少一个归档文件的内容进行解析，并根据解析结果确定所述至少一个归档文件的文件特征信息，其中，所述文件特征信息中包含所述至少一个归档文件的分类号、特征类别；判断模块，配置为判断所述至少一个归档文件的特征类别是否完全覆盖预设特征类别组合；分离模块，配置为若所述文件特征信息中的特征类别不完全覆盖预设特征类别组合，则将所述至少一个归档文件的模板信息和文档内容进行分离，并生成与所述模板信息相关联的第一目标文件和与所述文档内容相关联的第二目标文件，其中，所述第二目标文件中设置有用于标识所述文档内容的编码信息以及用于标识所述文档内容在所述至少一个归档文件中所处位置的位置标识；管理模块，配置为将所述第一目标文件和所述第二目标文件分别存储至与所述至少一个归档文件缺失的特征类别相对应的缺陷特征档案库中，并根据所述至少一个归档文件的分类号以及预设的整理规则对所述第二目标文件进行自动排序，以对所述至少一个归档文件进行自动管理。
14.第三方面，提供一种电子设备，其包括：至少一个处理器，以及与所述至少一个处理器通信连接的存储器，其中，所述存储器存储有可被所述至少一个处理器执行的指令，所述指令被所述至少一个处理器执行，以使所述至少一个处理器能够执行本发明任一实施例的电子档案管理方法的步骤。
15.第四方面，本发明还提供一种计算机可读存储介质，其上存储有计算机程序，所述程序指令被处理器执行时，使所述处理器执行本发明任一实施例的电子档案管理方法的步骤。
16.本技术的电子档案管理方法、系统、可读存储介质及设备，采用对符合归档条件的归档文件进行解析，使得到归档文件的特征类别，通过将该归档文件的特征类别与预设特征类别组合进行比对，在比对发现归档文件缺失某一特征类别后，将归档文件存储至缺失某一特征类别相对应的缺陷特征档案库中，从而便于用户采用其他检索特征在缺陷特征档案库中快速查询到所需档案，解决了在用户需要从全部档案库中获取档案时，需要花费大
量时间的问题。
附图说明
17.为了更清楚地说明本发明实施例的技术方案，下面将对实施例描述中所需要使用的附图作一简单地介绍，显而易见地，下面描述中的附图是本发明的一些实施例，对于本领域普通技术人员来讲，在不付出创造性劳动的前提下，还可以根据这些附图获得其他的附图。
18.图1为本发明一实施例提供的一种电子档案管理方法的流程图；
19.图2为本发明一实施例提供的一种电子档案管理系统的结构框图；
20.图3是本发明一实施例提供的电子设备的结构示意图。
具体实施方式
21.为使本发明实施例的目的、技术方案和优点更加清楚，下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有作出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。
22.请参阅图1，其示出了本技术的一种电子档案管理方法的流程图。
23.如图1所示，电子档案管理方法具体包括以下步骤：
24.步骤s101，根据预设筛选条件对录入到档案管理系统中的归档文件进行筛选，得到符合归档条件的至少一个归档文件。
25.在本实施例中，档案管理系统可以是对电子档案进行电子化管理的系统。归档文件可以是预先录入到档案管理系统中的档案文件，例如可以由管理人员将档案文件批量导入到档案管理系统中。对于录入到档案管理系统中的归档文件的数量，本公开不做具体限制。
26.预设筛选条件可以是预先设置的档案归档条件，可选的，预设筛选条件包括完成状态档案筛选、未归档档案筛选、需归档档案筛选、盖章档案筛选。具体地，档案完成状态指的是档案填写完成状态；档案未归档状态指的是档案处于未归档的状态；档案需归档状态指的是档案需要归档，可以理解的是，在一些业务场景中，档案可以为临时文件，不需要进行归档处理；档案盖章状态指的是档案主文件或档案附件盖有印章，表明档案以通过审核。
27.需要说明的是，若当前档案处于档案完成状态，并且处于档案未归档状态、档案需归档状态和档案盖章状态，则表明档案符合归档条件。
28.步骤s102，对所述至少一个归档文件的内容进行解析，并根据解析结果确定所述至少一个归档文件的文件特征信息。
29.在本实施例中，对归档文件的内容进行解析可以解析出归档文件的类型，归档文件的类型例如可包括个人档案、企业档案、群众档案等等。不同类型的归档文件对应不同的分类号，以对归档文件进行分类，便于对归档文件的管理。
30.需要说明的是，对归档文件的内容进行解析可以解析出归档文件的特征类别，归档文件的特征类别例如可包括名称特征、地址特征等等。
31.步骤s103，判断所述至少一个归档文件的特征类别是否完全覆盖预设特征类别组
合。
32.在本实施例中，通过判断至少一个归档文件的特征类别是否完全覆盖预设特征类别组合，能够对归档文件后续的存储位置进行分类，从而便于用户依据存储位置进行查询所需的档案，降低了查找档案的工作量。
33.具体地，若文件特征信息中的特征类别完全覆盖预设特征类别组合，则将至少一个归档文件存储至完整特征库中，并基于至少一个归档文件的分类号以及预设的整理规则对至少一个归档文件进行自动排序，以对至少一个归档文件进行自动管理。
34.需要说明的是，预设的整理规则根据以下中的至少一者确定：归档文件分类号、归档文件标题字段、归档文件来源属性。
35.例如，整理规则根据归档文件分类号确定，可将分类号相同的归档文件归为一类，这样可以对同一类型的归档文件进行统一整理。
36.整理规则可以根据归档文件的标题字段确定，可以将标题字段含义相同的归档文件归为一类，标题字段含义相同可表征归档文件的内容类似，将内容类似的归档文件存储到一起，在检索时可以快速检索到内容类似的归档文件，可以向用户提供关联查询结果，从而保证查询结果的全面性。
37.整理规则可以根据归档文件的来源属性确定，来源属性例如归档文件来自哪个部门或哪个企业，可以将来源属性相同的归档文件归为一类，这样可以将同一部门或同一企业的档案存储为一类，便于管理和检索。
38.步骤s104，若所述文件特征信息中的特征类别不完全覆盖预设特征类别组合，则将所述至少一个归档文件的模板信息和文档内容进行分离，并生成与所述模板信息相关联的第一目标文件和与所述文档内容相关联的第二目标文件。
39.在本实施例中，通过将至少一个归档文件的模板信息和文档内容进行分离，生成与模板信息相关联的第一目标文件和与文档内容相关联的第二目标文件，使得他人很难同时获取到电子档案相关的全部文件，进而无法获取到电子文件的全部内容，有效地保障了电子档案的安全性。
40.需要说明的是，第二目标文件中设置有用于标识所述文档内容的编码信息以及用于标识所述文档内容在所述至少一个归档文件中所处位置的位置标识。其中，编码信息的生成过程包括：对文档内容进行编码处理，以得到编码后的文档内容，获取编码后的文档内容的校验码，将文档内容的查询标识、编码后的文档内容和校验码进行组合，以得到编码信息。
41.步骤s105，将所述第一目标文件和所述第二目标文件分别存储至与所述至少一个归档文件缺失的特征类别相对应的缺陷特征档案库中，并根据所述至少一个归档文件的分类号以及预设的整理规则对所述第二目标文件进行自动排序，以对所述至少一个归档文件进行自动管理。
42.在本实施例中，通过第一目标文件和第二目标文件分别存储至与至少一个归档文件缺失的特征类别相对应的缺陷特征档案库中。其中，当至少一个归档文件缺失两个及以上特征类别时，分别将第二目标文件存储至与至少一个归档文件缺失的特征类别相对应的两个缺陷特征档案库中。
43.需要说明的是，在文件特征信息中的特征类别不完全覆盖预设特征类别组合时，
说明文件特征信息中的特征类别并不完整，当用户采用缺失的特征进行检索，即使档案库中存在用户所需查阅的档案时也无法检索到，并且更换检索特征后，仍需重复进行检索，使得检索工作量大。
44.例如，当前归档文件中只存在地址特征，因此将当前归档文件存储至缺失身份特征的缺陷特征档案库中，后续用户需要获取当前归档文件时，只需在缺失身份特征的缺陷特征档案库中进行地址特征检索即可获取当前归档文件。
45.综上，本实施例的方法，采用对符合归档条件的归档文件进行解析，使得到归档文件的特征类别，通过将该归档文件的特征类别与预设特征类别组合进行比对，在比对发现归档文件缺失某一特征类别后，将归档文件存储至缺失某一特征类别相对应的缺陷特征档案库中，从而便于用户采用其他检索特征在缺陷特征档案库中快速查询到所需档案，解决了在用户需要从全部档案库中获取档案时，需要花费大量时间的问题。
46.在一个可选的实施例中，若所述文件特征信息中的特征类别完全覆盖预设特征类别组合，则将所述至少一个归档文件的模板信息和文档内容进行分离，并生成与所述模板信息相关联的第一目标文件和与所述文档内容相关联的第二目标文件；将所述第一目标文件和所述第二目标文件分别存储至完整特征档案库中，并根据所述至少一个归档文件的分类号以及预设的整理规则对所述第二目标文件进行自动排序，以对所述至少一个归档文件进行自动管理。
47.请参阅图2，其示出了本技术的一种电子档案管理系统的结构框图。
48.如图2所示，电子档案管理系统200，包括筛选模块210、解析模块 220、判断模块230、分离模块240以及管理模块250。
49.其中，筛选模块210，配置为根据预设筛选条件对录入到档案管理系统中的归档文件进行筛选，得到符合归档条件的至少一个归档文件；解析模块220，配置为对所述至少一个归档文件的内容进行解析，并根据解析结果确定所述至少一个归档文件的文件特征信息，其中，所述文件特征信息中包含所述至少一个归档文件的分类号、特征类别；判断模块 230，配置为判断所述至少一个归档文件的特征类别是否完全覆盖预设特征类别组合；分离模块240，配置为若所述文件特征信息中的特征类别不完全覆盖预设特征类别组合，则将所述至少一个归档文件的模板信息和文档内容进行分离，并生成与所述模板信息相关联的第一目标文件和与所述文档内容相关联的第二目标文件，其中，所述第二目标文件中设置有用于标识所述文档内容的编码信息以及用于标识所述文档内容在所述至少一个归档文件中所处位置的位置标识；管理模块250，配置为将所述第一目标文件和所述第二目标文件分别存储至与所述至少一个归档文件缺失的特征类别相对应的缺陷特征档案库中，并根据所述至少一个归档文件的分类号以及预设的整理规则对所述第二目标文件进行自动排序，以对所述至少一个归档文件进行自动管理。
50.应当理解，图2中记载的诸模块与参考图1中描述的方法中的各个步骤相对应。由此，上文针对方法描述的操作和特征以及相应的技术效果同样适用于图2中的诸模块，在此不再赘述。
51.在另一些实施例中，本发明实施例还提供了一种计算机可读存储介质，其上存储有计算机程序，所述程序指令被处理器执行时，使所述处理器执行上述任意方法实施例中的电子档案管理方法；
52.作为一种实施方式，本发明的计算机可读存储介质存储有计算机可执行指令，计算机可执行指令设置为：
53.根据预设筛选条件对录入到档案管理系统中的归档文件进行筛选，得到符合归档条件的至少一个归档文件；
54.对所述至少一个归档文件的内容进行解析，并根据解析结果确定所述至少一个归档文件的文件特征信息，其中，所述文件特征信息中包含所述至少一个归档文件的分类号、特征类别；
55.判断所述至少一个归档文件的特征类别是否完全覆盖预设特征类别组合；
56.若所述文件特征信息中的特征类别不完全覆盖预设特征类别组合，则将所述至少一个归档文件的模板信息和文档内容进行分离，并生成与所述模板信息相关联的第一目标文件和与所述文档内容相关联的第二目标文件，其中，所述第二目标文件中设置有用于标识所述文档内容的编码信息以及用于标识所述文档内容在所述至少一个归档文件中所处位置的位置标识；
57.将所述第一目标文件和所述第二目标文件分别存储至与所述至少一个归档文件缺失的特征类别相对应的缺陷特征档案库中，并根据所述至少一个归档文件的分类号以及预设的整理规则对所述第二目标文件进行自动排序，以对所述至少一个归档文件进行自动管理。
58.计算机可读存储介质可以包括存储程序区和存储数据区，其中，存储程序区可存储操作系统、至少一个功能所需要的应用程序；存储数据区可存储根据电子档案管理系统的使用所创建的数据等。此外，计算机可读存储介质可以包括高速随机存取存储器，还可以包括存储器，例如至少一个磁盘存储器件、闪存器件、或其他非易失性固态存储器件。在一些实施例中，计算机可读存储介质可选包括相对于处理器远程设置的存储器，这些远程存储器可以通过网络连接至电子档案管理系统。上述网络的实例包括但不限于互联网、企业内部网、局域网、移动通信网及其组合。
59.图3是本发明实施例提供的电子设备的结构示意图，如图3所示，该设备包括：一个处理器310以及存储器320。电子设备还可以包括：输入装置330和输出装置340。处理器310、存储器320、输入装置330和输出装置340可以通过总线或者其他方式连接，图3中以通过总线连接为例。存储器320为上述的计算机可读存储介质。处理器310通过运行存储在存储器320中的非易失性软件程序、指令以及模块，从而执行服务器的各种功能应用以及数据处理，即实现上述方法实施例电子档案管理方法。输入装置330可接收输入的数字或字符信息，以及产生与电子档案管理系统的用户设置以及功能控制有关的键信号输入。输出装置340 可包括显示屏等显示设备。
60.上述电子设备可执行本发明实施例所提供的方法，具备执行方法相应的功能模块和有益效果。未在本实施例中详尽描述的技术细节，可参见本发明实施例所提供的方法。
61.作为一种实施方式，上述电子设备应用于电子档案管理系统中，用于客户端，包括：至少一个处理器；以及，与至少一个处理器通信连接的存储器；其中，存储器存储有可被至少一个处理器执行的指令，指令被至少一个处理器执行，以使至少一个处理器能够：
62.根据预设筛选条件对录入到档案管理系统中的归档文件进行筛选，得到符合归档条件的至少一个归档文件；
63.对所述至少一个归档文件的内容进行解析，并根据解析结果确定所述至少一个归档文件的文件特征信息，其中，所述文件特征信息中包含所述至少一个归档文件的分类号、特征类别；
64.判断所述至少一个归档文件的特征类别是否完全覆盖预设特征类别组合；
65.若所述文件特征信息中的特征类别不完全覆盖预设特征类别组合，则将所述至少一个归档文件的模板信息和文档内容进行分离，并生成与所述模板信息相关联的第一目标文件和与所述文档内容相关联的第二目标文件，其中，所述第二目标文件中设置有用于标识所述文档内容的编码信息以及用于标识所述文档内容在所述至少一个归档文件中所处位置的位置标识；
66.将所述第一目标文件和所述第二目标文件分别存储至与所述至少一个归档文件缺失的特征类别相对应的缺陷特征档案库中，并根据所述至少一个归档文件的分类号以及预设的整理规则对所述第二目标文件进行自动排序，以对所述至少一个归档文件进行自动管理。
67.本领域技术人员可以理解，在流程图中表示或在此以其他方式描述的逻辑和/或步骤，例如，可以被认为是用于实现逻辑功能的可执行指令的定序列表，可以具体实现在任何计算机可读介质中，以供指令执行系统、装置或设备(如基于计算机的系统、包括处理器的系统或其他可以从指令执行系统、装置或设备取指令并执行指令的系统)使用，或结合这些指令执行系统、装置或设备而使用。就本说明书而言，“计算机可读介质”可以是任何可以包含、存储、通信、传播或传输程序以供指令执行系统、装置或设备或结合这些指令执行系统、装置或设备而使用的装置。
68.计算机可读介质的更具体的示例(非穷尽性列表)包括以下：具有一个或多个布线的电连接部(电子装置)，便携式计算机盘盒(磁装置)，随机存取存储器(ram)，只读存储器(rom)，可擦除可编辑只读存储器(eprom或闪速存储器)，光纤装置，以及便携式光盘只读存储器(cdrom)。另外，计算机可读介质甚至可以是可在其上打印所述程序的纸或其他合适的介质，因为可以例如通过对纸或其他介质进行光学扫描，接着进行编辑、解译或必要时以其他合适方式进行处理来以电子方式获得所述程序，然后将其存储在计算机存储器中。
69.应当理解，本发明的各部分可以用硬件、软件、固件或它们的组合来实现。在上述实施方式中，多个步骤或方法可以用存储在存储器中且由合适的指令执行系统执行的软件或固件来实现。例如，如果用硬件来实现，和在另一实施方式中一样，可用本领域公知的下列技术中的任一项或它们的组合来实现：具有用于对数据信号实现逻辑功能的逻辑门电路的离散逻辑电路，具有合适的组合逻辑门电路的专用集成电路，可编程门阵列(pga)，现场可编程门阵列(fpga)等。
70.在本说明书的描述中，参考术语“一个实施例”、“一些实施例”、“示例”、“具体示例”、或“一些示例”等的描述意指结合该实施例或示例描述的具体特征、结构、材料或者特点包含于本发明的至少一个实施例或示例中。在本说明书中，对上述术语的示意性表述不一定指的是相同的实施例或示例。而且，描述的具体特征、结构、材料或者特点可以在任何的一个或多个实施例或示例中以合适的方式结合。
71.以上所述实施例仅表达了本发明的几种实施方式，其描述较为具体和详细，但并不能因此而理解为对本发明专利范围的限制。应当指出的是，对于本领域的普通技术人员
来说，在不脱离本发明构思的前提下，还可以做出若干变形和改进，这些都属于本发明的保护范围。因此，本发明专利的保护范围应以所附权利要求为准。