用于电子会计档案的智能归档方法及系统与流程

1.本发明涉及文件归档领域，更具体地，涉及一种用于电子会计档案的智能归档方法及系统。


背景技术：

2.现有的一些电子会计档案系统存在的问题：一是已有的一些电子会计档案系统与企业业务系统、财务系统分属不同的系统，在底层架构、技术路线、操作风格、软件界面、处理机制等方面完全不同，无法与erp相关模块进行无缝集成，系统间的接口也不稳定；二是已有电子会计档案系统不能自动归档，必须手工干预，操作繁琐，时效性和易用性差；三是在凭证不打印情况下，无法对纸质单据、纸质发票等实体资料进行独立归档和检索等操作。
3.因此，有必要开发一种用于电子会计档案的智能归档方法及系统。
4.公开于本发明背景技术部分的信息仅仅旨在加深对本发明的一般背景技术的理解，而不应当被视为承认或以任何形式暗示该信息构成已为本领域技术人员所公知的现有技术。


技术实现要素：

5.本发明提出了一种用于电子会计档案的智能归档方法及系统，其能够通过智能归档将会计文件进行电子会计档案的自动接收、整理、归档，该过程无需人工参与，并提供多角度检索源文件、会计档案资料。
6.第一方面，本公开实施例提供了一种用于电子会计档案的智能归档方法，包括：
7.上传会计文件和原始电子文件；
8.以轮询机制对上传的文件进行完整性检查，生成md5码；
9.设置自动归档规则；
10.通过完整性检查的文件根据所述自动归档规则进行分类归档，并记录档案与文件的关联关系。
11.优选地，所述自动归档规则包括：
12.归档的资料范围以及卷内文件数、文件排序方式、自动归档周期。
13.优选地，根据所述自动归档规则进行分类归档包括：
14.根据所述自动归档周期定期扫描，针对归档状态为“未归档”的文件的状态改为“待归档”；
15.针对“待归档”文件进行四性检测；
16.通过四性检测的文件按照所述自动归档规则进行电子组卷，完成自动归档。
17.优选地，所述四性检测包括完整性、合规性、文件md5码是否被篡改。
18.优选地，所述电子组卷包括：
19.按明细分类、保管期限、会计期间、每卷件数分别组卷；
20.分配档号，生成电子案卷封皮和目录；
21.生成ofd版式文件并进行签章处理。
22.优选地，自动归档完成后的文件夹按会计年、会计分类、会计期间放在对应的目录下，按档号升序排列。
23.优选地，对于未通过四性检测的文件，自动归档终止并生成检测报告，将归档失败的原因以消息形式提示用户。
24.优选地，对于未通过完整性检查的文件，通过界面交互提示用户文件不完整，并提示重新采集或手工补充文件。
25.优选地，针对自动归档的文件，通过所述自动归档规则进行档案检索。
26.作为本公开实施例的一种具体实现方式，
27.第二方面，本公开实施例还提供了一种用于电子会计档案的智能归档系统，包括：
28.上传模块，上传会计文件和原始电子文件；
29.检查模块，以轮询机制对上传的文件进行完整性检查，生成md5码；
30.规则模块，设置自动归档规则；
31.归档模块，通过完整性检查的文件根据所述自动归档规则进行分类归档，并记录档案与文件的关联关系。
32.优选地，所述自动归档规则包括：
33.归档的资料范围以及卷内文件数、文件排序方式、自动归档周期。
34.优选地，根据所述自动归档规则进行分类归档包括：
35.根据所述自动归档周期定期扫描，针对归档状态为“未归档”的文件的状态改为“待归档”；
36.针对“待归档”文件进行四性检测；
37.通过四性检测的文件按照所述自动归档规则进行电子组卷，完成自动归档。
38.优选地，所述四性检测包括完整性、合规性、文件md5码是否被篡改。
39.优选地，所述电子组卷包括：
40.按明细分类、保管期限、会计期间、每卷件数分别组卷；
41.分配档号，生成电子案卷封皮和目录；
42.生成ofd版式文件并进行签章处理。
43.优选地，自动归档完成后的文件夹按会计年、会计分类、会计期间放在对应的目录下，按档号升序排列。
44.优选地，对于未通过四性检测的文件，自动归档终止并生成检测报告，将归档失败的原因以消息形式提示用户。
45.优选地，对于未通过完整性检查的文件，通过界面交互提示用户文件不完整，并提示重新采集或手工补充文件。
46.优选地，针对自动归档的文件，通过所述自动归档规则进行档案检索。
47.本发明的方法和系统具有其它的特性和优点，这些特性和优点从并入本文中的附图和随后的具体实施方式中将是显而易见的，或者将在并入本文中的附图和随后的具体实施方式中进行详细陈述，这些附图和具体实施方式共同用于解释本发明的特定原理。
附图说明
48.通过结合附图对本发明示例性实施例进行更详细的描述，本发明的上述以及其它目的、特征和优势将变得更加明显，其中，在本发明示例性实施例中，相同的参考标号通常代表相同部件。
49.图1示出了根据本发明的一个实施例的用于电子会计档案的智能归档方法的步骤的流程图。
50.图2示出了根据本发明的一个实施例的一种用于电子会计档案的智能归档系统的框图。
具体实施方式
51.下面将更详细地描述本发明的优选实施方式。虽然以下描述了本发明的优选实施方式，然而应该理解，可以以各种形式实现本发明而不应被这里阐述的实施方式所限制。
52.实施例1
53.图1示出了根据本发明的一个实施例的用于电子会计档案的智能归档方法的步骤的流程图。
54.如图1所示，本发明提供一种用于电子会计档案的智能归档方法，包括：步骤101，上传会计文件和原始电子文件；步骤102，以轮询机制对上传的文件进行完整性检查，生成md5码；步骤103，设置自动归档规则；步骤104，通过完整性检查的文件根据自动归档规则进行分类归档，并记录档案与文件的关联关系。
55.在一个示例中，自动归档规则包括：
56.归档的资料范围以及卷内文件数、文件排序方式、自动归档周期。
57.在一个示例中，根据自动归档规则进行分类归档包括：
58.根据自动归档周期定期扫描，针对归档状态为“未归档”的文件的状态改为“待归档”；
59.针对“待归档”文件进行四性检测；
60.通过四性检测的文件按照自动归档规则进行电子组卷，完成自动归档。
61.在一个示例中，四性检测包括完整性、合规性、文件md5码是否被篡改。
62.在一个示例中，电子组卷包括：
63.按明细分类、保管期限、会计期间、每卷件数分别组卷；
64.分配档号，生成电子案卷封皮和目录；
65.生成ofd版式文件并进行签章处理。
66.在一个示例中，自动归档完成后的文件夹按会计年、会计分类、会计期间放在对应的目录下，按档号升序排列。
67.在一个示例中，对于未通过四性检测的文件，自动归档终止并生成检测报告，将归档失败的原因以消息形式提示用户。
68.在一个示例中，对于未通过完整性检查的文件，通过界面交互提示用户文件不完整，并提示重新采集或手工补充文件。
69.在一个示例中，针对自动归档的文件，通过自动归档规则进行档案检索。
70.具体地，上传会计文件和原始电子文件，将企业财务软件或erp软件中的会计文件
和原始电子文件进行收集和整理，对不同的会计分类可根据预置相应的会计文件完整性规则，如会计凭证中的记账凭证，可按照收、付、转等凭证类型，预置收款凭证必须有记账凭证、收款单、银行回单等元数据和原始单据、票据等。
71.以轮询的机制对文件进行完整性检查，并对所有电子文件生成md5码。检查通过的文件进入归档，检查不通过则通过界面交互提示用户会计资料不完整，需重新采集或手工补充会计资料。资料补充后等待下一次采集引擎的资料完整性检查，也可手动触发重新检查。
72.预先设置自动归档规则，对不同会计分类可设置不同的自动归档规则，并可加入异常处理方案。如可设置不同会计分类的归档周期、归档的资料范围以及卷内文件数、文件排序方式等，并可设置规则引擎的触发周期。将已导入状态的会计电子文件和资料按照规则设置整理好，进行归档处理。
73.对符合相同规则的电子会计文件组成一个电子案卷，对会计资料标记为已归档状态。对同一电子案卷的数据生成对应的案卷封皮、案卷目录等电子文件，用于记录和查询其归档的会计资料范围。智能归档或手工归档均需调用版式文件转换技术，对本次归档的案卷元数据、电子文件等生成符合国家标准的ofd版式文件。为确保已归档的会计电子资料安全性、可用性、可靠性、防篡改，还可以对上述所有会计电子文件进行签章。
74.对上述形成的电子会计档案，可进行多维度的档案检索，因智能归档实施过程中将会计资料、元数据、关联关系及档案建立了多种索引，因此可以任意角度检索。
75.归档时，定时任务定期扫描，第一次执行时所设时间的x日x时与系统时间一致时，开始执行智能归档。对截止到智能归档时间点前，归档状态为“未归档”的所有当前会计分类下的会计档案标记为“待归档”，执行归档操作。
76.归档时先对“待归档”的会计电子资料做四性检测：检测内容主要有文件的完整性、合规性、文件md5码是否被篡改等；检测不通过时自动归档终止并生成检测报告，归档失败的原因以消息形式提示用户；检测通过后继续下一步操作。
77.四性检测通过后按归档规则进行电子组卷：按明细分类 保管期限 会计期间(会计年) 每卷件数分别组卷。分配档号：每卷组卷归档完成后按载体类型 会计分类 卷内周期匹配对应的档号规则并依次分配档号；生成电子案卷封皮和目录，封皮记录归档的组织信息及档号等信息，目录电子案卷内归档的会计资料及资料号、文件数等。生成ofd版式文件并作签章处理。归档完成后的文件夹按会计年 会计分类 会计期间放在对应的目录下，按档号升序排列。
78.本方法节约了企业财务人员和档案管理员在整理会计档案，尤其是电子档案时的时间，提高电子档案的管理效率。
79.实施例2
80.图2示出了根据本发明的一个实施例的一种用于电子会计档案的智能归档系统的框图。
81.如图2所示，本发明还提供一种用于电子会计档案的智能归档系统，包括：
82.上传模块201，上传会计文件和原始电子文件；
83.检查模块202，以轮询机制对上传的文件进行完整性检查，生成md5码；
84.规则模块203，设置自动归档规则；
85.归档模块204，通过完整性检查的文件根据自动归档规则进行分类归档，并记录档案与文件的关联关系。
86.在一个示例中，自动归档规则包括：
87.归档的资料范围以及卷内文件数、文件排序方式、自动归档周期。
88.在一个示例中，根据自动归档规则进行分类归档包括：
89.根据自动归档周期定期扫描，针对归档状态为“未归档”的文件的状态改为“待归档”；
90.针对“待归档”文件进行四性检测；
91.通过四性检测的文件按照自动归档规则进行电子组卷，完成自动归档。
92.在一个示例中，四性检测包括完整性、合规性、文件md5码是否被篡改。
93.在一个示例中，电子组卷包括：
94.按明细分类、保管期限、会计期间、每卷件数分别组卷；
95.分配档号，生成电子案卷封皮和目录；
96.生成ofd版式文件并进行签章处理。
97.在一个示例中，自动归档完成后的文件夹按会计年、会计分类、会计期间放在对应的目录下，按档号升序排列。
98.在一个示例中，对于未通过四性检测的文件，自动归档终止并生成检测报告，将归档失败的原因以消息形式提示用户。
99.在一个示例中，对于未通过完整性检查的文件，通过界面交互提示用户文件不完整，并提示重新采集或手工补充文件。
100.在一个示例中，针对自动归档的文件，通过自动归档规则进行档案检索。
101.具体地，通过上传模块201上传会计文件和原始电子文件，将企业财务软件或erp软件中的会计文件和原始电子文件进行收集和整理，对不同的会计分类可根据预置相应的会计文件完整性规则，如会计凭证中的记账凭证，可按照收、付、转等凭证类型，预置收款凭证必须有记账凭证、收款单、银行回单等元数据和原始单据、票据等。
102.上传模块201是一个可独立安装部署的系统，也可以同企业现有财务软件做接口集成，旨在采集、接收、整理企业的财务数据、会计电子资料等。
103.在文件传递给规则模块203前，检查模块202以轮询的机制对文件进行完整性检查，并对所有电子文件生成md5码。检查通过的文件进入归档模块，检查不通过则通过界面交互提示用户会计资料不完整，需重新采集或手工补充会计资料。资料补充后等待下一次采集引擎的资料完整性检查，也可手动触发重新检查。
104.规则模块203对接收到的会计电子资料标记为已导入状态。规则模块203预先设置自动归档规则，对不同会计分类可设置不同的自动归档规则，并可加入异常处理方案。如可设置不同会计分类的归档周期、归档的资料范围以及卷内文件数、文件排序方式等，并可设置规则引擎的触发周期。
105.规则模块203负责将已导入状态的会计电子文件和资料按照规则设置整理好，传递给归档模块204，进行归档处理。
106.归档模块204对符合相同规则的电子会计文件组成一个电子案卷，对会计资料标记为已归档状态。归档模块204对同一电子案卷的数据生成对应的案卷封皮、案卷目录等电
子文件，用于记录和查询其归档的会计资料范围。智能归档或手工归档均需调用版式文件转换技术，对本次归档的案卷元数据、电子文件等生成符合国家标准的ofd版式文件。为确保已归档的会计电子资料安全性、可用性、可靠性、防篡改，归档模块204还集成了电子签章等技术，对上述所有会计电子文件进行签章。
107.对上述利用归档模块204形成的电子会计档案，可进行多维度的档案检索，因智能归档实施过程中将会计资料、元数据、关联关系及档案建立了多种索引，因此可以任意角度检索。
108.归档模块204为启用状态时，定时任务定期扫描，第一次执行时所设时间的x日x时与系统时间一致时，开始执行智能归档。对截止到智能归档时间点前，归档状态为“未归档”的所有当前会计分类下的会计档案标记为“待归档”，执行归档操作。
109.归档时先对“待归档”的会计电子资料做四性检测：检测内容主要有文件的完整性、合规性、文件md5码是否被篡改等；检测不通过时自动归档终止并生成检测报告，归档失败的原因以消息形式提示用户；检测通过后继续下一步操作。
110.四性检测通过后按规则模块203中的设置做归档规则进行电子组卷：按明细分类 保管期限 会计期间(会计年) 每卷件数分别组卷。分配档号：每卷组卷归档完成后按载体类型 会计分类 卷内周期匹配对应的档号规则并依次分配档号；生成电子案卷封皮和目录，封皮记录归档的组织信息及档号等信息，目录电子案卷内归档的会计资料及资料号、文件数等。生成ofd版式文件并作签章处理。归档完成后的文件夹按会计年 会计分类 会计期间放在对应的目录下，按档号升序排列。
111.本系统节约了企业财务人员和档案管理员在整理会计档案，尤其是电子档案时的时间，提高电子档案的管理效率。
112.本领域技术人员应理解，上面对本发明的实施例的描述的目的仅为了示例性地说明本发明的实施例的有益效果，并不意在将本发明的实施例限制于所给出的任何示例。
113.以上已经描述了本发明的各实施例，上述说明是示例性的，并非穷尽性的，并且也不限于所披露的各实施例。在不偏离所说明的各实施例的范围和精神的情况下，对于本技术领域的普通技术人员来说许多修改和变更都是显而易见的。