一种公司访客预约管理系统及方法与流程

本发明属于访客管理，特别是涉及一种公司访客预约管理系统及方法。

背景技术：

1、在许多企事业单位中，存在对进入特定区域有严格管控要求的管理场景，这些区域通常被定义为受控区域，例如需要保持特定洁净度的生产车间、涉及敏感信息的实验室、存放危险品的库房等。该类区域一般要求外部访客进入时必须有内部员工全程陪同，且陪同人员需持有相应的安全资质或准入许可，例如经过专项培训获得的区域准入证、特种设备操作证或应急救护资格等。陪同人员在同一时段内可能还要兼顾本职工作，其可分配的时间和精力构成动态变化的负载状态。

2、当前，较为常见的访客预约管理方式是通过办公自动化系统或专门的访客登记系统，由访客提前填写来访信息、访问事由及期望时间。审批流程通常流转至被访人，由被访人确认后，再自行协调部门内具备资质的同事担任陪同人，并通过电话、即时通讯等渠道人工沟通具体陪同时段。部分管理系统支持预设陪同人员列表，由前台或访客在预约时手动选择，但系统本身并不校验所选人员是否持有对应区域的准入资质，也无法感知该人员当天的实际任务饱和度。当出现同一时段多名访客需要陪同，或有访客的访问事由风险较高需要更有经验的人员跟进时，现有人工安排方式容易产生资质审核遗漏、陪同负载不均、预约时间冲突等问题。

3、综上，现有技术在处理受控区域访客预约时，最主要的问题是无法根据陪同人员的实时资质、任务负载与访客风险，自动协同分配适宜的时间段与最优陪同人员，导致预约处理依赖大量人工协调，分配结果的合理性与安全性难以保障。针对以上问题，提出下列方案。

技术实现思路

1、本发明的目的在于提供一种公司访客预约管理系统及方法，通过构建融合陪同人员资质匹配、动态负载评估与访客风险调整的协同分配方法，能够自动确定合适的预约时段与陪同人员，并在无可用人员时提供备选时间推荐，解决了现有访客预约方式在处理受控区域陪同需求时，依赖人工协调、难以兼顾陪同资质与实时负载的问题。

2、为解决上述技术问题，本发明是通过以下技术方案实现的：

3、本发明为一种公司访客预约管理系统，包括前台交互单元和后台管理单元，所述前台交互单元用于接收访客发起的预约请求，所述预约请求至少包含访客标识、访问事由、目标访问地点标识及期望访问时间段；其特征在于，所述后台管理单元包括：

4、资质需求获取模块，用于根据所述目标访问地点标识获取该访问地点所要求的陪同人员资质集合以及最短陪同时长；

5、候选人员筛选模块，用于从员工信息库中筛选出所持资质满足所述要求的陪同人员资质集合的候选陪同人员；

6、可用性判断模块，用于针对每个候选陪同人员，基于已确认的陪同预约记录，判断该候选陪同人员在所述期望访问时间段内是否存在长度不小于所述最短陪同时长的连续空闲时段；

7、陪同分配模块，用于在存在具有所述连续空闲时段的候选陪同人员时，从该候选陪同人员中选择一名员工作为所述预约请求的指派陪同人员，并在该员工的时间占用记录中标记对应的占用时段；

8、时间窗推荐模块，用于在不存在具有所述连续空闲时段的候选陪同人员时，汇总所述候选陪同人员的空闲时间，生成至少一个时长不小于所述最短陪同时长的推荐备选时间窗，并通过所述前台交互单元呈现给访客以供确认。

9、进一步地，所述陪同分配模块根据预设的优先级规则从所述候选陪同人员中进行选择，所述优先级规则至少基于访客信用评分确定，所述访客信用评分根据该访客的历史预约行为记录计算得到。

10、进一步地，所述陪同分配模块还用于：计算每个具有所述连续空闲时段的候选陪同人员的适应度得分，并选择适应度得分最高的员工作为指派陪同人员；所述适应度得分基于该候选陪同人员关于所述要求的陪同人员资质集合的资质匹配度、在所述期望访问时间段内的负载率以及历史陪同经验指标共同确定。

11、进一步地，还包括访问事由风险调整模块，用于对所述访问事由进行风险识别，并根据识别出的风险程度动态调整用于计算所述适应度得分的资质权重、负载权重和经验权重的相对大小。

12、进一步地，所述适应度得分按照以下公式计算：

13、

14、式中，、、分别为调整后的资质权重、负载权重和经验权重，为资质匹配度，为负载率，为历史陪同经验指标。

15、进一步地，所述时间窗推荐模块具体用于：汇总所述候选陪同人员在所述期望访问日期内的全部空闲时间区间，将存在重叠或相邻间隔小于预设缓冲阈值的区间进行合并，并从合并后的空闲区间中筛选出长度不小于所述最短陪同时长的区间，作为所述推荐备选时间窗。

16、进一步地，所述时间窗推荐模块还用于：当经过合并处理后无法获得长度不小于所述最短陪同时长的区间时，针对每个候选陪同人员单独提取其长度不小于所述最短陪同时长的最大连续空闲段，根据该候选陪同人员在该最大连续空闲段上的适应度得分，选取得分最高者对应的最大连续空闲段生成唯一推荐时间窗。

17、进一步地，所述陪同分配模块还用于：当存在多个适应度得分最高的候选陪同人员时，优先选择其中所述负载率更低的员工作为指派陪同人员。

18、进一步地，还包括信用评分模块，用于根据访客的历史预约记录计算访客信用评分，所述历史预约记录至少包括违约未到次数和主动取消次数；所述陪同分配模块根据所述访客信用评分确定选择优先级。

19、一种公司访客预约管理方法，应用于上述任一项所述的系统，包括：

20、接收访客发起的预约请求，获取其中的访客标识、访问事由、目标访问地点标识及期望访问时间段；

21、根据所述目标访问地点标识获取该访问地点所要求的陪同人员资质集合以及最短陪同时长；

22、从员工信息库中筛选出所持资质满足所述要求的陪同人员资质集合的候选陪同人员；

23、针对每个候选陪同人员，基于已确认的陪同预约记录，判断该候选陪同人员在所述期望访问时间段内是否存在长度不小于所述最短陪同时长的连续空闲时段；

24、当存在具有所述连续空闲时段的候选陪同人员时，则从该候选陪同人员中选择一名员工作为指派陪同人员，并在该员工的时间占用记录中标记对应的占用时段；

25、当不存在具有所述连续空闲时段的候选陪同人员时，则汇总所述候选陪同人员的空闲时间，生成至少一个时长不小于所述最短陪同时长的推荐备选时间窗，并将所述推荐备选时间窗呈现给访客以供确认，根据访客的确认信息生成最终预约记录。

26、本发明具有以下有益效果：

27、本发明通过整合陪同人员资质、实时负载与访客信用评分，自动协同分配预约时间与最优陪同人员，减少了人工排班与沟通审核环节，提升了预约处理的自动化程度。基于访客历史行为计算的信用评分和预约优先级，有助于优化资源分配的公平性与合理性。融合访问事由风险调整权重，能够使高风险事由更侧重匹配经验丰富的陪同人员，增强安全管控的针对性。时间窗重推荐机制在无可用人员时提供备选方案，降低预约失败率。全流程数据闭环利用，为后续统计分析、信用迭代提供了支撑，有助于改善受控区域访客管理的规范性与运行效率。

28、当然，实施本发明的任一产品并不一定需要同时达到以上所述的所有优点。