会议的全流程线上管理系统及方法与流程

1.本发明涉及一种会议管理方法，更具体的说，本发明主要涉及一种会议的全流程线上管理系统及方法。


背景技术：

2.为满足公司、集体等单位的日常会议需求，需要对会议室等资源进行统一管理与调配，尤其是一些人员较多的公司，各类会议较多，从而对于会议室的管理也提出了更高的要求，由于会议室的数量始终是有限的，为了提高会议室等资源的利用率，需要设计完备的管理流程与方法。对此国内有部分公司使用了会议线上预定系统，以提升会议室管理与使用的效率，亦可实现远程网络操作，但这类系统在基本只是起到预定登记的作用，不能对会议的全流程进行管理以及必要的数据采集。近年来人工智能以及数据库技术发展迅猛，对于会议室等固定资源管理也提供了更多的解决方案，鉴于此，有必要针对一些人员较多，尤其是航空业的会议资源调配以及其他事项的管理的系统进行研究和改进。


技术实现要素：

3.本发明的目的之一在于解决上述不足，提供一种会议的全流程线上管理系统，以期望解决现有技术中同类会议管理系统功能单一，不能对会议的全流程进行管理、监控，无法进一步的提升会议资源的使用效率等技术问题。
4.为解决上述的技术问题，本发明采用以下技术方案。
5.本发明一方面提供了一种会议的全流程线上管理系统，所述的系统包括：客户端，用于生成会议资源的预定指令并通过网络传输至线上服务器；所述预定指令中至少包括会议资源id、会议时间起止点信息与参会人员id信息；线上服务器，用于通过网络对外提供会议资源，且在收到所述预定指令后，判断当前会议资源是否可用，如判断结果为是，则生成预定完成信息反馈至客户端，反之则反馈备用选项信息至客户端，所述备用选项信息包括排队等候与另一可用会议资源；所述线上服务器还用于存储预定完成信息，并将预定完成的会议资源标记为不可用，且在预定指令中的会议时间止点到达后，释放当前会议资源；所述客户端还用于发送取消预定指令或会议提前结束指令至线上服务器，由所述线上服务器提前释放当前会议资源；所述线上服务器还用于将释放的会议资源标记为可用；所述线上服务器还用于在会议时间起点前，向参会人员id登录的客户端发送签到提醒，并在会议时间起点到达后接收签到指令；所述线上服务器还用于在会议时间止点到达后存储会议纪要信息；管理端，用于接收与查看所述存储预定完成信息与所述会议纪要信息。
6.作为优选，进一步的技术方案是：所述的系统中还包括会议支持设备，所述会议支持设备至少包括音频采集设备与记录模块，所述音频采集设备接入所述记录模块，所述记录模块通过网络接入所述线上服务器；所述音频采集模块用于采集会议音频信息并传输至记录模块；所述记录模块用于将会议音频信息转换为会议纪要信息传输至线上服务器。
7.更进一步的技术方案是：所述会议支持设备还包括人员感知模块，所述人员感知
模块通过网络接入所述线上服务器，所述人员感知模块用于采集会议场所内的人员信息，并传输至线上服务器；所述线上服务器在会议时间起点到达后，且在预设时间内未收到人员信息时，释放当前会议资源。
8.更进一步的技术方案是：所述会议支持设备还包括签到模块，所述签到模块用于通过网络接入线上服务器，签到模块用于将签到信息传输至线上服务器。
9.更进一步的技术方案是：所述线上服务器还用于在会议时间起点到达后，且在预设时间内未收到签到指令时，释放当前会议资源。
10.更进一步的技术方案是：所述排队等候的时间起点为当前会议资源释放，且间隔预设时间后的时间点，线上服务器还用于在会议资源释放后，生成预定完成信息，反馈至当前会议资源排队等候的首位客户端，并存储预定完成信息。
11.本发明另一方面还提供了一种会议的全流程线上管理方法，该方法包括如下的步骤。
12.步骤a、客户端生成会议资源的预定指令并通过网络传输至线上服务器；所述预定指令中至少包括会议资源id、会议时间起止点信息与参会人员id信息。
13.步骤b、线上服务器通过网络对外提供会议资源，且在收到所述预定指令后，判断当前会议资源是否可用，如判断结果为是，则生成预定完成信息反馈至客户端，反之则反馈备用选项信息至客户端，所述备用选项信息包括排队等候与另一可用会议资源。
14.步骤c、线上服务器存储预定完成信息，并将预定完成的会议资源标记为不可用，且在预定指令中的会议时间止点到达后，释放当前会议资源。
15.步骤d、客户端发送取消预定指令或会议提前结束指令至线上服务器，由线上服务器提前释放当前会议资源；线上服务器将释放的会议资源标记为可用。
16.步骤e、线上服务器在会议时间起点前，向参会人员id登录的客户端发送签到提醒，并在会议时间起点到达后接收签到指令，然后在会议时间止点到达后存储会议纪要信息。
17.步骤f、管理端接收与查看所述存储预定完成信息与所述会议纪要信息。
18.作为优选，进一步的技术方案是：音频采集模块采集会议音频信息并传输至记录模块，记录模块将会议音频信息转换为会议纪要信息传输至线上服务器。
19.更进一步的技术方案是：所述的方法还包括：人员感知模块采集会议场所内的人员信息，并传输至线上服务器；线上服务器在会议时间起点到达后，且在预设时间内未收到人员信息时，释放当前会议资源。
20.更进一步的技术方案是：所述排队等候的时间起点为当前会议资源释放，且间隔预设时间后的时间点，所述线上服务器在会议资源释放后，生成预定完成信息，反馈至当前会议资源排队等候的首位客户端，并存储预定完成信息。
21.更进一步的技术方案是：所述线上服务器还用于在会议时间起点到达后，且在预设时间内未收到签到指令时，释放当前会议资源。
22.与现有技术相比，本发明的有益效果之一是：通过设计线上服务器接收客户端的预定指令，记录排队等候信息，动态释放会议资源，提醒人员签到以及存储会议纪要信息，不仅在会前阶段有效的解决了会议资源轮候使用的时间间隙影响其使用率的问题，亦可对会中及会后的数据进行记录，并提供预定完成信息与会议纪要信息的查询服务，从而可贯
穿会前、会中、会后对会议实施全流程的闭环管理，减少物理虚耗，提升会议资源的利用率，并且在本发明所述系统的架构之下，可搭建多种类型的会议线上管理系统，尤其适于在航空公司等人员较多，机构复杂且会议资源有限的公司或集体中使用。
附图说明
23.图1为用于说明本发明一个实施例的系统结构示意框图。
24.图2为用于说明本发明一个实施例的方法流程图。
具体实施方式
25.下面结合附图对本发明作进一步阐述。
26.参考图1所示，本发明的一个实施例是一种会议的全流程线上管理系统，该系统是通过网络进行数据传输的系统，按照硬件划分，其包括客户端、线上服务器与管理端，其中客户端可采用安装有专用app的智能手机，通过网络从线上服务器获取会议资源信息、预定完成信息以及签到提示信息。线上服务器为安装有专用管理软件服务器，管理端可采用后台pc计算机或者与客户端相同的智能手机，以管理员权限访问线上服务器获取相应的数据。而前述线上服务器则作为系统中的会议资源管理、分配、记录、存储的中枢模块。系统在使用时，将可使用的会议室等物理资源分别以虚拟数据的形式存储在线上服务器中，由线上服务器通过专用软件内预设的程序规则对会议室等物理资源进行调配，以下将以会议室作为会议资源为例，尝试对系统的会前、会中与会后的全流程管理进行说明。
27.正如图1所示出的，基于上述的系统，其包括的客户端用于生成会议资源的预定指令并通过网络传输至线上服务器；该预定指令中至少包括会议资源id、会议时间起止点信息与参会人员id信息，一般情况下在预定指令中还可包含会议主题。每个人员可使用自身的id通过app登录系统，登录系统后的智能手机即可成为系统中的客户端，人员可使用自身的客户端进行签到或者发起会议室预定请求，从而生成前述的预定指令。实践中亦可在线上服务器端针对不同的人员id设置不同的权限，具有相应权限的人员id才能发起前述的会议室预定请求，否则仅可在有会议安排时使用客户端进行会议签到以及获取待参加的会议信息。
28.上述线上服务器用于通过网络对外提供会议资源，且在收到上述预定指令后，判断当前会议资源是否可用，如判断结果为是，则生成预定完成信息反馈至客户端，在此种情况下，亦可将会议信息推送至参会人员的客户端上，推送内容至少需包括会议时间起始点信息，会议预定（发起）者姓名，一般情况下，推送信息中还需包括会议主题；如前述的判断结果为否，则反馈备用选项信息至客户端；同时，线上服务器还需存储预定完成信息，存储的预定完成信息则成为会议室的使用记录，方便后期管理人员进行查阅。预定完成信息存储后，线上服务器需将预定完成的会议室标记为不可用，此时他人无法再预定该会议室，但可以进行排队等候，在预定指令中的会议时间止点到达后，线上服务器释放当前会议资源。如果会议时间止点到达后，会议尚未完成，可按照上述的方式再次连续预定该会议室，但前提是当前会议室没有其他人员在排队等候。
29.另一种情况是，如果已经预定了会议室的人员因故在会议时间起点前取消预定，或者在会议时间止点前主动结束会议。即客户端发送取消预定指令或会议提前结束指令至
线上服务器，那么线上服务器会提前释放当前会议资源，然后将释放的会议资源标记为可用。
30.上述是否可用的判断指的是当前会议室是否被占用，如果此前该会议室已经被他人预定，那么则说明会议室被占用，该会议资源当前不可用。在会议室不可用时，线上服务器则提供备用选项信息，该备用选项信息包括排队等候与另一可用会议资源，其中另一可用会议资源即指的是另一间此前未被预定的会议室。而排队等候则是在当前已被占用的会议室上进行排队，当该会议室变为可用时，排队人员则直接预定当前会议室。
31.上述优选的是，为消除会议室轮候使用的时间间隙，在当前会议室具有排队等候信息时，排队等候的时间起点应为当前会议资源释放，且间隔预设时间（例如三十分钟）后的时间点，并且线上服务器在会议资源释放后，生成预定完成信息，反馈至当前会议资源排队等候人员的客户端，并存储预定完成信息。如果当前会议室具有多个客户端的排队等候信息，那么默认生成预定完成信息反馈至当前排在首位人员的客户端，其余客户端将继续等候或者取消预定另一可用的会议室。
32.关于预定会议开始前的管理，线上服务器在会议时间起点前，向参会人员id登录的客户端发送签到提醒，并在会议时间起点到达后接收签到指令。关于会中与会后管理，线上服务器在会议时间止点到达后存储会议纪要信息。该会议纪要信息可对外提供下载，方便会议参与人员获取。
33.上述管理端可接收与查看存储预定完成信息与所述会议纪要信息。即管理人员可通过管理端访问线上服务器查看预定完成信息与所述会议纪要信息，以了解在一定的周期内，会议室预定与使用的情况。
34.在本实施例中，通过设计线上服务器接收客户端的预定指令，记录排队等候信息，动态释放会议资源，提醒人员签到以及存储会议纪要信息，不仅在会前阶段有效的解决了会议资源轮候使用的时间间隙影响其使用率的问题，亦可对会中及会后的数据进行记录，并提供预定完成信息与会议纪要信息的查询服务，从而可贯穿会前、会中、会后对会议实施全流程的闭环管理，减少物理虚耗，提升会议资源的利用率，尤其适宜于在航空公司等人员较多，机构复杂且会议资源有限的公司或集体中使用。
35.为提升系统的管理效能，还可在系统中增设会议支持设备，该会议支持设备一般是安装在会议室内部的，因此可以是多种设备，例如音频采集设备、摄像头、人体感知设备、签到模块以及用于ai识别自动生成会议纪要的记录模块，在本实施例中，将音频采集设备接入记录模块，记录模块通过网络接入线上服务器；使得音频采集模块可采集会议音频信息并传输至记录模块，记录模块利用自身的ai软件将会议音频信息转换、翻译为文字的会议纪要信息传输至线上服务器，当然亦可直接上传录音文件至线上服务器，但考虑到文件空间存储的问题，一般是将其转换、翻译为文字材料再进行上传。
36.上述签到模块可以采用指纹、人脸或其他信息的方式读取参会人员的个人信息，而签到模块通过网络接入线上服务器，将签到信息传输至线上服务器。线上服务器可在会议时间起点到达后，且在预设时间内未收到签到指令时，说明当前会议无人参加，此时将释放当前会议资源，以避免会议资源浪费。并且在该思路的基础上，如果会议室未安装前述的签到模块，亦可通过客户端进行签到，利用智能手机上的定位模块亦可保证参会人员在会议室进行签到。
37.另一方面，上述的摄像头与人体感知设备可以统称为人员感知模块，该人员感知模块也通过网络接入线上服务器，使得人员感知模块可通过摄像头图像目标的抓取，或者红外线人体感知的方式采集会议场所内的人员信息，并传输至线上服务器；与上述同样的，如果线上服务器在会议时间起点到达后，且在预设时间内未收到人员信息时，则说明当前会议无人参加，此时线上服务器立即释放当前会议资源，以避免会议室浪费。
38.同时基于上述的会议支持设备还可包括会议室的照明灯、空调系统等设备，这些设备均可通过网络进行控制，即上述的会议时间起点到达前，线上服务器可通过网络提前打开会议室的照明灯与空调系统，在会议资源释放后延时关闭照明灯与空调系统。
39.参考图2所示，基于上述的系统，本发明的另一个实施例提供了一种会议的全流程线上管理方法，该方法包括：s1、客户端生成会议资源的预定指令并通过网络传输至线上服务器；前述预定指令中至少包括会议资源id、会议时间起止点信息与参会人员id信息，必要时还需包含会议主题信息。
40.s2、线上服务器在收到所述预定指令后，判断当前会议资源是否可用，如判断结果为是，则生成预定完成信息反馈至客户端；如判断结果为否，则反馈备用选项信息至客户端，备用选项信息包括排队等候与另一可用会议资源。
41.在本步骤中，优选的是，上述排队等候的时间起点为当前会议资源释放，且间隔预设时间后的时间点，并且线上服务器在会议资源释放后，生成预定完成信息，反馈至当前会议资源排队等候的首位客户端，并存储预定完成信息。
42.s31、线上服务器存储预定完成信息，并将预定完成的会议资源标记为不可用，且在预定指令中的会议时间止点到达后，释放当前会议资源；线上服务器将释放的会议资源标记为可用。
43.与上述步骤s31相并列的：s32、客户端发送取消预定指令或会议提前结束指令至线上服务器，由线上服务器提前释放当前会议资源；线上服务器将释放的会议资源标记为可用。
44.s4、线上服务器在会议时间起点前，向参会人员id登录的客户端发送签到提醒，并在会议时间起点到达后接收签到指令，然后在会议时间止点到达后存储会议纪要信息。在本步骤中，优选的是，前述线上服务器在会议时间起点到达后，且在预设时间内未收到签到指令时，释放当前会议资源。
45.s5、管理端接收与查看所述存储预定完成信息与所述会议纪要信息。
46.基于上述的方法，本实施例还可包含如下步骤：s6、会议室内的音频采集模块采集会议音频信息并传输至记录模块，记录模块将会议音频信息转换为会议纪要信息传输至线上服务器。
47.s7、人员感知模块采集会议场所内的人员信息，并传输至线上服务器；线上服务器在会议时间起点到达后，且在预设时间内未收到人员信息时，释放当前会议资源。
48.基于本发明上述的实施例可知，本发明提供的技术方案具有如下特点：1）提高会议资源利用率，减少物理虚耗。
49.2）提高会议保障、执行效率，形成管理闭环。具体而言，可打通会前、会中、会后各环节链条，缩短会议准备时间，提升会议效率；并且会议室资源使用状态、时长、人数等动态
可视化监控。
50.3）减少会议人力、使用、通知成本，完成会议签到电子化，减少纸质签到成本；会议各环节通知消息使用自研消息发送软件，减少人工编辑、短信发送和电话成本。
51.除上述以外，还需要说明的是在本说明书中所谈到的“一个实施例”、“另一个实施例”、“实施例”等，指的是结合该实施例描述的具体特征、结构或者特点包括在本技术概括性描述的至少一个实施例中。在说明书中多个地方出现同种表述不是一定指的是同一个实施例。进一步来说，结合任一实施例描述一个具体特征、结构或者特点时，所要主张的是结合其他实施例来实现这种特征、结构或者特点也落在本发明的范围内。
52.尽管这里参照本发明的多个解释性实施例对本发明进行了描述，但是，应该理解，本领域技术人员可以设计出很多其他的修改和实施方式，这些修改和实施方式将落在本技术公开的原则范围和精神之内。更具体地说，在本技术公开、附图和权利要求的范围内，可以对主题组合布局的组成部件和/或布局进行多种变型和改进。除了对组成部件和/或布局进行的变型和改进外，对于本领域技术人员来说，其他的用途也将是明显的。