一种合同的管控方法及合同管理系统与流程

1.本发明涉及数据处理技术领域，尤其涉及一种合同的管控方法及合同管理系统。


背景技术：

2.完善的合同管理是公司健康运作的一个重要标志。然而，完善的合同管理需要公司许多的资源，如何简化合同的管理而不失其完整、科学是许多公司头痛的问题。
3.采用手工管理合同，由于涉及的部门众多，需要管理的合同要素也各不相同，因此造成信息不集中，实时性不强，导致各部门协作，业务流程组建，监控制度执行方面效率不高，费时费力等问题，具体表现在如下方面：
4.1.文档管理困难：传统纸质合同与电子版合同共存，但对于不同的人员想阅读参考合同时，存在查找不方便的问题。尤其是领导需要了解合同文本时需要耗费很多时间。
5.2.进度控制困难：由于合同数目多，参与人员多，合同进度的控制基本靠手工和普通word、excel管理已很难满足公司发展需要，并且当领导想全局或全程了解合同情况时存在很大障碍。财务人员的付款依据也与进度密切相关，但同样存在障碍。
6.3.信息汇总困难：采用手工或excel管理时，由于不同部门的数据格式不统一，采集也不能够及时继续，汇总工作需要耗费大量时间还不一定准确。对于领导的决策时间有一定的影响。
7.4.缺少预警机制：缺少对合同进度、结款等关键节点的预警，不能准确地预测近期可能的收支项目，不能帮助公司进行财务规划，掌控现金流，更好地发挥资金运作。


技术实现要素：

8.本发明提供了一种合同管理系统，包括：
9.企业管理模块：用于设置多个公司，并对子公司进行界面化管理；
10.合同管理模块：用于根据合同的不同审核状态，展示不同的信息；
11.公章使用管理模块：可设置多个公司主体，以及公章类型，对公章进行管理；
12.业务管理模块：根据不同的合同业务类型，可设置多个业务类型；
13.角色管理模块：用于设置管理员、设置的不同类型的合同对应的审核负责人。
14.作为本发明的进一步改进，在所述企业管理模块中，根据集团业务的发展会有新的子公司加入，设置所有的下属公司的合同管理入口；集团为最高层级，可看到所有的子公司的合同。
15.作为本发明的进一步改进，在所述合同管理模块中，能够实现用户电子合同上传、审核状态查看、合同下载、合同审核留言。
16.作为本发明的进一步改进，在所述业务管理模块中，根据公司的业务类型，不同的业务的合同由不同的对接人来审核。
17.本发明还公开了一种合同的管控方法，包括如下步骤：
18.企业管理步骤：对于多个公司的业务合同，按照不同的公司主体进行划分，满足集
团公司对合同管理的需求；
19.用户管理步骤：可自定义部门及角色，设置部门及角色对应的操作权限，合理的对合同起草、审批、变更、下载的操作进行规范；
20.合同管理步骤：展示合同列表，相关业务人员可以上传不同的合同，提交给法务或者相关领导进行审批；
21.电子签约步骤：与e签宝合作，已审核通过的合同模板可以直接发布给到签约人，由签约人授权后完成合同的签定，并自动归档；
22.公章使用管理步骤：对公章进行管理。
23.作为本发明的进一步改进，所述合同管理步骤包括：
24.合同起草步骤：提供合同示范文本库，起草人选择对应的合同范本，填写合同要素，合同示范文本只允许起草人填空，不允许修改固定条款格式，支持在线编辑及多人协作；
25.合同审批步骤：根据企业的业务流程自定义软件中合同审批流程，保存所有的审批意见，帮助评审人员参考，最后打印出合同审批单；
26.合同文件管理步骤：管理所有与合同有关的文件，将任意格式的电子版文档可以直接导入系统中；
27.进度管理步骤：明确记录合同进度，并与计划情况进行对比，对进度进行管控；
28.合同变更步骤：记录合同变更的原因、影响，并将变更依据作为附件导入系统，从而兼顾了变更过程管理的严谨和自动性，关联结果，有据可查，权责明晰。
29.作为本发明的进一步改进，在所述公章使用管理步骤中，平台已通过审核已启用的合同模板申请公章使用，可直接在该合同模板中完善合作方信息，选择用章类型及用章次数，发起公章使用申请，待决策层审核通过，公章使用部门可以直接找公章保管部门进行盖章。
30.作为本发明的进一步改进，在所述公章使用管理步骤中，第三方邮寄合同公章使用申请，提交合作事项，完善合作方信息，选择用章类型及用章次数，上传合同复印件，发起公章使用申请，待决策层审核通过，公章使用部门可以直接找公章保管部门进行盖章，需再上传盖章后的合同复印件，流程结束。
31.作为本发明的进一步改进，在所述公章使用管理步骤中，公章外借使用申请，提交合作事项，完善合作方信息，选择用章类型及用章次数，添加陪同人信息，上传需盖单文件复印件，发起公章使用申请，待决策层审核通过，公章使用部门可以直接找公章保管部门进行盖章，需再上传盖章后的文件复印件，再归还公章，流程结束。
32.本发明的有益效果是：规范基础数据管理，提高管理效率，实现标准化管理和个性化管理的有机结合，为领导决策提供准确及时广泛的信息，为企业提高效率、降低成本及风降。
附图说明
33.图1是本发明的系统框图；
34.图2是合同审核流程图；
35.图3是合同签署流程图；
36.图4是公章使用管理流程图。
具体实施方式
37.本发明公开了一种合同的管控方法及合同管理系统，涉及合同管理、合同审核以及公章使用管理，解决目前合同只能以纸质形式并需要逐级审批，效率低下同时影响企业的合同签约；本发明能够实现企业内部所有的合同实现高效的审批流程，通过线上的流转的形式，不同合同对应到每个审核人。同时本发明能实现大型集团对于集团子公司的合同统一管理，并对每个子公司的合同相互独立达到集中管理的目的。
38.合同管理系统中，设置不同的角色权限，集团管理员拥有最高权限，可以查看集团以及子公司的所有合同管理中心，集团子公司操作者进入自己的子公司合同管理中心，发起合同上传或者审核操作。角色权限包括分配不同角色所负责的不同类型的合同文件。
39.由法务和总经理或董事长审核；在合同管理系统中，对于已经审核的合同，自动进行归档保存，同时支持查询历史归档合同文件，方便发生争议时能够快速找到对应的合同。
40.企业内的相关部门的负责人包括财务、法务、经理、董事长。
41.本发明公开了一种合同管理系统，包括：
42.企业管理模块：用于设置多个公司，并对子公司进行界面化管理；
43.合同管理模块：用于根据合同的不同审核状态，展示不同的信息；
44.公章使用管理模块：可设置多个公司主体，以及公章类型，对公章进行管理，做到无纸化、高效化以及数据化；
45.业务管理模块：根据不同的合同业务类型，可设置多个业务类型；
46.角色管理模块：用于设置管理员、设置的不同类型的合同对应的审核负责人。
47.在所述企业管理模块中，根据集团业务的发展会有新的子公司加入，设置所有的下属公司的合同管理入口；集团为最高层级，可看到所有的子公司的合同。
48.在所述合同管理模块中，能够实现用户电子合同上传、审核状态查看、合同下载、合同审核留言等。
49.在所述业务管理模块中，根据公司的业务类型，不同的业务的合同由不同的对接人来审核。
50.本发明还公开了一种合同的管控方法，包括如下步骤：
51.企业管理步骤：对于多个公司的业务合同，按照不同的公司主体进行划分，满足集团公司对合同管理的需求；
52.用户管理步骤：可自定义部门及角色，设置部门及角色对应的操作权限，合理的对合同起草、审批、变更、下载的操作进行规范；
53.合同管理步骤：展示合同列表，相关业务人员可以上传不同的合同，提交给法务或者相关领导进行审批；
54.电子签约步骤：与e签宝(网址：https://h5.esign.cn/)合作，已审核通过的合同模板可以直接发布给到签约人，由签约人授权后完成合同的签定，并自动归档；
55.公章使用管理步骤：对公章进行管理。
56.所述合同管理步骤包括：
57.合同起草步骤：提供合同示范文本库，起草人选择对应的合同范本，填写合同要
素，合同示范文本只允许起草人填空，不允许修改固定条款格式，支持在线编辑及多人协作；
58.合同审批步骤：根据企业的业务流程自定义软件中合同审批流程，保存所有的审批意见，帮助评审人员参考，最后打印出合同审批单；
59.合同文件管理步骤：管理所有与合同有关的文件，包括合同原稿、变更文件、附图等内容，将任意格式的电子版文档可以直接导入系统中；
60.进度管理步骤：明确记录合同进度，并与计划情况进行对比，对进度进行管控方便领导随时了解合同动态执行的情况，到底完成到何种程度，完成的百分比是多少，方便领导调整进度，安排下一步的工作；
61.合同变更步骤：记录合同变更的原因、影响，并将变更依据作为附件导入系统，从而兼顾了变更过程管理的严谨和自动性，关联结果，有据可查，权责明晰。
62.在所述公章使用管理步骤中，平台已通过审核已启用的合同模板申请公章使用，可直接在该合同模板中完善合作方信息，选择用章类型及用章次数，发起公章使用申请，待法务、ceo等决策层审核通过，公章使用部门可以直接找公章保管部门进行盖章。
63.在所述公章使用管理步骤中，第三方邮寄合同公章使用申请，提交合作事项，完善合作方信息，选择用章类型及用章次数，上传合同复印件(pdf格式)，发起公章使用申请，待法务、ceo等决策层审核通过，公章使用部门可以直接找公章保管部门进行盖章，需再上传盖章后的合同复印件(pdf格式)，流程结束。
64.在所述公章使用管理步骤中，公章外借使用申请，提交合作事项，完善合作方信息，选择用章类型及用章次数，添加陪同人信息，上传需盖单文件复印件(pdf格式)，发起公章使用申请，待法务、ceo等决策层审核通过，公章使用部门可以直接找公章保管部门进行盖章，需再上传盖章后的文件复印件(pdf格式)，再归还公章，流程结束。
65.如图2所示，合同审核包括：
66.a.进入合同中心选择企业，进入企业控制台发起合同上传；
67.b.企业内部的相关部门进行审核；
68.c.董事长或者总经理进行审核；
69.d.合同审核完成后，系统自动进行归档。
70.所述b中，相关部门的审核必须有法务审核后才能审核通过。
71.所述b、c中的部门审核记录及意见都会跟合同绑定，展现在合同审核记录区。
72.如图3所示，合同签署包括：
73.a.根据订单数据生成合同；
74.b.由相关部门进行合同签署；
75.c.合同签署后由相关部门进行电子签章；
76.d.合同更新、下载。
77.本发明有益效果如下：
78.1.规范基础数据管理：合同管理系统采用集中的数据管理，可以有效地改变企业信息分布比较散乱的现状。同时，系统提供自定义字段功能，可以为企业实现完整、规范的数据管理提供一个良好的平台支撑。
79.2、提高管理效率：合同管理系统避免了手工管理合同出现，通过人力资源管理系
统，设制好部门职责及账户权限，利用审批流管理，可以方便、快捷地处理企业管理事务；人力资源管理系统可以协助合同管理人员更轻松地应对日常管理事务，报表管理的灵活定义，为管理部门的统计分析提供强大的技术支持。
80.3、实现标准化管理和个性化管理的有机结合：合同管理系统通过全局设置和权限分配，可以由公司制订统一采用的管理标准，比如，由人力资源管理系统设置业务单据必填字段，信息录入必须填写这些信息；数据字典可以为某些信息项提供标准的选择项，防止录入人员的录入随意性；设置统一的报表格式，信息输出时可以保证一致性。同时，系统也允许用户根据自身的实际情况采取个性化的措施，比如网格的列显示、自定义报表等。
81.4、为领导决策提供准确及时广泛的信息：利用阿米巴管理系统(网址：https://office.hsz88.com/)，领导可以在任何时间、任何地方，随时查阅与合同管理相关基本信息，准确定位下属人员的工作情况，掌握合同执行现状，针对公司员工的业绩，生成各种数据报表或图表；同时阿米巴管理系统还提供强大的管理工具模块供客户选择，对这些信息进行深入分析，为公司决策人员提供更多的智力支持。
82.5、为用户提供全面合同管理解决方案：合同管理系统与企业管理咨询相结合，可以为客户提供全面的合同管理解决方案。比如，通过系统的开放性和灵活性，可以有效地固化专业咨询的工作成果，这就为客户合同管理能力及水平的提升提供足够的平台支持。
83.6、为企业提高效率、降低成本及风降：电子合同解决非了纸质合同线下签署的方式，带来了高昂的纸张成本、打印成本、异地签署的快递成本等，也减去合同邮寄的时间，提升了效率，并且解决线下签署无法验证签署人身份真实性，盗用、私刻公章和篡改合同频发，存在较大假冒代签的风险。
84.以上内容是结合具体的优选实施方式对本发明所作的进一步详细说明，不能认定本发明的具体实施只局限于这些说明。对于本发明所属技术领域的普通技术人员来说，在不脱离本发明构思的前提下，还可以做出若干简单推演或替换，都应当视为属于本发明的保护范围。