一种电子档案数据保全系统和方法与流程

1.本发明涉及档案整理技术领域，具体为一种电子档案数据保全系统和方法。


背景技术：

2.随着社会经济的快速发展，档案是国家各项工作和经济社会发展各方面情况的真实记录，是促进我国各项事业科学发展国家以及人民群众根本利益的重要依据，是备以查考的真实凭证，通过对档案进行整理和电子录入，能够在长期生产过程中进行信息的快速检索。
3.但是，现有的对电子文件档案进行整理时不便于鉴别和信息的录入，且电子档案的信息区分不方便；因此，不满足现有的需求，对此我们提出了一种电子档案数据保全系统和方法。


技术实现要素：

4.本发明的目的在于提供一种电子档案数据保全系统和方法，以解决上述背景技术中提出的现有的对电子文件档案进行整理时不便于鉴别和信息的录入，且电子档案的信息区分不方便等问题。
5.为实现上述目的，本发明提供如下技术方案：一种电子档案数据保全系统，包括整理要求、档案保全范围和档案整理方式，所述整理要求包括遵循文件形成规律和特点、保持文件材料间的有机联系、区分文件材料的价值和确定档案保管期限，所述确定档案保管期限分为纸质文件和电子文件，所述电子文件保管期限遵循文件信息价值。
6.优选的，所述档案保全范围包括纸质档案收集、纸质档案整理、文件价值鉴定、档案编目保管、电子档案统计和档案编辑研究，所述档案整理包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物和出版物。
7.优选的，所述收发文电、内部文件、会议文件、图表、簿册、计算机盘片、实物和出版物均为纸质文件，所述电话记录、照片、录音和录像均为电子文件，所述档案保全范围通过数字化扫描入库。
8.优选的，所述档案整理方式分为以“案卷”为单位整理和以“件”为单位整理，所述以“案卷”为单位整理是按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷，所述“件”为单位整理是按照文件材料形成和处理的基本单位即件来进行整理。
9.优选的，所述以“案卷”为单位整理中的案卷卷皮分为软卷皮和硬卷皮。
10.与现有技术相比，本发明的系统有益效果是：
11.本发明通过将电子档案进行类别的确定和保全范围的控制，有效提高电子档案存储的质量，避免内容混杂，且电子文件保管期限遵循文件信息价值，确定保全期限。
12.一种电子档案数据保全方法，包括以下步骤：
13.步骤a：对于文件档案进行入库保全过程，需要将纸质档案资料进行收集，根据需要保全的范围和方向对资料进行特定收集，避免无关信息混入造成文件的杂乱，将收集的
到的纸质文件进行分类，根据文件内的信息和类别进行依次分类，其中依据年度、保管期限和文件产生机构进行三级分类，便于后续排布；
14.步骤b：将纸质文件进行三级分类后，最低一级类目采用组织机构分类法分类进行文件归档，不同形式的文件通过暂时存储的方式进行保管，分类后的文件依据文件产生日期进行依次排布操作；
15.步骤c：排列完成后按照不同保管期限的档案资料进行编写文件号，禁止混装和缺失，其中分为永久、定期三十年和定期十年等三种不同保管期限的归档文件进行编写，而每年的不同保管期限的第一件每年都从“0001”开始编制，形成的目录分别装订成册，装订后对文件进行编制页码，页码应逐页编制标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置，文件材料已印制成册并编有页码的，拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变；
16.步骤d：档案号和目录编写完成后对纸质文件的具体内容信息进行填入系统，使得文件信息与档案号和目录应相互对应，然后编写文件的类别信息，使得在系统中能够快速对文件进行搜索，和对文件位置进行确定；
17.步骤e：对文件扫描前应去掉资料中所有金属物，如订书针、大头针和回形针等，保持资料的整齐，不能出现资料内容混乱、页面折皱不平、漏页、倒页的现象，在扫描时依据文件内容中排布的不同确定单词扫描量，避免扫描出现错位和字形错误，扫描后统一录入电子系统中；
18.步骤f：将纸质的归档文件以“件”为单位逐件进行装订，属永久和三十年保管期限的应根据文件的厚薄，文件页数较少时，采用直角装订或缝纫机轧边装订；文件页数较多时，采用“三孔一线”左侧装订，定期十年期限档案的可用订书机装订，将档案盒按保管期限和盒号先后次序依次放入档案柜内。
19.优选的，所述文件类别分为年度、保管期限和文件产生机构。
20.优选的，所述文件保管期限分为永久、定期三十年和定期十年。
21.优选的，所述文件档案号为阿拉伯数字。
22.优选的，所述档案盒排列顺序为自上而下和自左向右。
23.与现有技术相比，本发明的方法有益效果是：
24.本发明通过通过对纸质档案进行收集、分类、编写档案号和目录，有效降低档案整理的难度，在整理后通过同一扫描和录入，便于系统对文件的电子内容进行存储和编辑。
附图说明
25.图1为本发明保全系统的结构示意图；
26.图2为本发明保全方法的结构示意图；
27.图3为本发明档案保全范围的结构示意图。
具体实施方式
28.下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。
29.请参阅图1至图3，本发明提供的一种实施例：一种电子档案数据保全系统，包括整
理要求、档案保全范围和档案整理方式，整理要求包括遵循文件形成规律和特点、保持文件材料间的有机联系、区分文件材料的价值和确定档案保管期限，确定档案保管期限分为纸质文件和电子文件，电子文件保管期限遵循文件信息价值。
30.进一步，档案保全范围包括纸质档案收集、纸质档案整理、文件价值鉴定、档案编目保管、电子档案统计和档案编辑研究，档案整理包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物和出版物。
31.进一步，收发文电、内部文件、会议文件、图表、簿册、计算机盘片、实物和出版物均为纸质文件，电话记录、照片、录音和录像均为电子文件，档案保全范围通过数字化扫描入库。
32.进一步，档案整理方式分为以“案卷”为单位整理和以“件”为单位整理，以“案卷”为单位整理是按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷，“件”为单位整理是按照文件材料形成和处理的基本单位即件来进行整理。
33.进一步，以“案卷”为单位整理中的案卷卷皮分为软卷皮和硬卷皮。一种电子档案数据保全方法，包括以下步骤：
34.步骤a：对于文件档案进行入库保全过程，需要将纸质档案资料进行收集，根据需要保全的范围和方向对资料进行特定收集，避免无关信息混入造成文件的杂乱，将收集的到的纸质文件进行分类，根据文件内的信息和类别进行依次分类，其中依据年度、保管期限和文件产生机构进行三级分类，便于后续排布；
35.步骤b：将纸质文件进行三级分类后，最低一级类目采用组织机构分类法分类进行文件归档，不同形式的文件通过暂时存储的方式进行保管，分类后的文件依据文件产生日期进行依次排布操作；
36.步骤c：排列完成后按照不同保管期限的档案资料进行编写文件号，禁止混装和缺失，其中分为永久、定期三十年和定期十年等三种不同保管期限的归档文件进行编写，而每年的不同保管期限的第一件每年都从“0001”开始编制，形成的目录分别装订成册，装订后对文件进行编制页码，页码应逐页编制标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置，文件材料已印制成册并编有页码的，拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变；
37.步骤d：档案号和目录编写完成后对纸质文件的具体内容信息进行填入系统，使得文件信息与档案号和目录应相互对应，然后编写文件的类别信息，使得在系统中能够快速对文件进行搜索，和对文件位置进行确定；
38.步骤e：对文件扫描前应去掉资料中所有金属物，如订书针、大头针和回形针等，保持资料的整齐，不能出现资料内容混乱、页面折皱不平、漏页、倒页的现象，在扫描时依据文件内容中排布的不同确定单词扫描量，避免扫描出现错位和字形错误，扫描后统一录入电子系统中；
39.步骤f：将纸质的归档文件以“件”为单位逐件进行装订，属永久和三十年保管期限的应根据文件的厚薄，文件页数较少时，采用直角装订或缝纫机轧边装订；文件页数较多时，采用“三孔一线”左侧装订，定期十年期限档案的可用订书机装订，将档案盒按保管期限和盒号先后次序依次放入档案柜内。
40.进一步，文件类别分为年度、保管期限和文件产生机构。
41.进一步，文件保管期限分为永久、定期三十年和定期十年。
42.进一步，文件档案号为阿拉伯数字。
43.进一步，档案盒排列顺序为自上而下和自左向右。
44.对于本领域技术人员而言，显然本发明不限于上述示范性实施例的细节，而且在不背离本发明的精神或基本特征的情况下，能够以其他的具体形式实现本发明。因此，无论从哪一点来看，均应将实施例看作是示范性的，而且是非限制性的，本发明的范围由所附权利要求而不是上述说明限定，因此旨在将落在权利要求的等同要件的含义和范围内的所有变化囊括在本发明内。不应将权利要求中的任何附图标记视为限制所涉及的权利要求。